I. Wystawienie zlecenia
- Na ile miesięcy maksymalnie lekarz może wypisać nowe zlecenie?
Maksymalnie 12 miesięcy, może wypisać również na mniej.
- W jaki sposób może być wystawione zlecenie?
W ramach teleporady – wówczas pacjent otrzymuje tylko numer zlecenia (sms, lub email). W trakcie klasycznej wizyty lekarskiej – wówczas pacjent otrzymuje wydrukowane 3 strony zlecenia.
- Czy lekarz może wypisać zlecenie z pominięciem eZWM?
Tak w sytuacji, kiedy nie działa system elektroniczny. Wówczas konieczne jest dodatkowo potwierdzenie zlecenia w NFZ. Obecnie, ze względu na zasady wynikające z pandemii COVID-19, można zrobić to za pomocą kanałów elektronicznych (email, fax).
- Ile stron drukuje lekarz?
Lekarz drukuje 3 strony. Wyjątek stanowi teleporada – wówczas zlecenie nie jest drukowane.
- Kto uzupełnia 3 stronę zlecenia?
Lekarz za pośrednictwem serwisów internetowych łącząc się z systemem NFZ. W przypadku teleporady, gdy nie działa system elektroniczny, możliwe jest potwierdzenie zlecenia mailowo lub przez fax z NFZ (przez lekarza, przychodnię).
- Na czym polega weryfikacja zlecenia przez eZWM w trakcie wystawienia przez lekarza?
System eZWM sprawdza czy pacjent ma prawo do świadczeń (czy jest ubezpieczony), weryfikuje uprawnienia, wyznacza limit finansowy i ilościowy. Jeśli wszystko jest poprawne, na 3 stronie zlecenia widnieje informacja o pozytywnej weryfikacji przez NFZ i zostaje nadany numer ewidencyjny zlecenia. Takie zlecenie można zrealizować. Jeżeli coś jest nieprawidłowo, to pojawi się informacja o negatywnej weryfikacji NFZ wraz z opisem, jaki jest błąd. W tym przypadku również zostanie nadany numer ewidencyjny, ale na poziomie apteki nie będzie możliwa realizacja.
- Kto nadaje uprawnienia dodatkowe pacjentowi w systemie eZWM?
Lekarz przy wystawianiu zlecenia lub apteka w trakcie realizacji na podstawie odpowiedniego dokumentu.
II. Realizacja zlecenia
- Z czym udaje się pacjent do apteki lub sklepu po wypisaniu pierwszego zlecenia od lekarza.
Jeśli pacjent otrzymał zlecenie papierowe na wizycie: 3 pierwsze strony zlecenia. Jeśli zlecenie zostało wystawione w ramach teleporady: numer zlecenia i numer PESEL. Farmaceuta na podstawie numeru zlecenia, numeru PESEL lub daty urodzenia, odnajdzie zlecenie w systemie i będzie mógł pobrać strony 1–3 do podglądu, w celu ewentualnego sprawdzenia niezbędnych do realizacji danych.
- Co oznacza, że zlecenie jest zweryfikowane pozytywnie?
Oznacza to, że nie stwierdzono żadnych błędów, pacjent ma uprawnienie do świadczeń, NFZ ustalił mu limit.
- Ile stron wypełnia apteka?
Apteka wypełnia jedną stronę (według wzoru – ostatnia 4 strona), jest ona drukowana na podstawie danych uzupełnionych w systemie. Niekiedy może zajćc więcej niż jedną stronę, jeśli np. jest to realizacja kilku produktów i wydruk przesuwa się na kolejną stronę.
- Jaki jest okres ważności zlecenia do realizacji, kiedy można zrealizować a kiedy nie?
Zlecenie można zrealizować w okresie jego ważności, – nie można realizować na miesiące, które już upłynęły a data realizacji powinna się zawierać w miesiącach, których dotyczy zaopatrzenie.
- Co powinna sprawdzić apteka przyjmując zlecenie do realizacji?
– wiek pacjenta, bo może mieć wpływ na posiadane uprawnienia (zwłaszcza przy dzieciach ze znacznym stopniem niepełnosprawności)
– ważność uprawnień dodatkowych
- Co powinien zrobić pacjent, jeśli chce zrealizować zlecenie w innej aptece?
Pacjent, aby mógł zrealizować zlecenie w innym miejscu, musi poprosić lekarza o zakończenie/skrócenie okresu ważności poprzedniego zlecenia i wystawienie nowego. Nowe zlecenie może zostać zrealizowane w innej aptece.
- Co powinna zrobić apteka w sytuacji, gdy pacjent otrzymał uprawnienia, a wcześniej miał wypisane zlecenie bez nich?
Powinna zaktualizować te dane na dzień przyjęcia do realizacji na zgodne ze stanem faktycznym i prawnym.
- Czy zlecenie musi zawierać podpisy:
Tak wymaga podpisów:
– lekarza (w przypadku posiadania w wersji papierowej stron 1–3, jeśli zlecenie nie było wystawione w ramach teleporady),
– osoby realizującej i odbierającej zaopatrzenie – na części drukowanej z systemu przez aptekę
- Kiedy konieczne jest dołączenie oświadczenia pacjenta o prawie do świadczeń opieki zdrowotnej?
W sytuacji, kiedy nie jest możliwe potwierdzenie prawa do świadczeń w sposób elektroniczny. Np., gdy dokonywana jest wsteczna realizacja.
- Co powinien posiadać pacjent w przypadku kontynuacji zlecenia?
Powinien posiadać pierwotny numer zlecenia i PESEL lub datę urodzenia (najlepiej, aby po dokonaniu pierwszej realizacji miał zapisany numer zlecenia).
- Czy istnieje możliwość nieodnotowania realizacji nowego zlecenia w systemie elektronicznym? Jeśli tak to, w jakich sytuacjach?
Każde nowe zlecenie musi być zrealizowane za pośrednictwem systemu eZWM.
Jeśli apteka z jakichś przyczyn nie ma dostępu w chwili realizacji do eZWM – musi niezwłocznie odnotować zlecenie w systemie, kiedy zacznie działać.
- Jak zrealizować zlecenie, gdy nie działa eZWM?
Należy 4-tą stronę uzupełnić ręcznie (na druku z rozporządzenia), uzyskać na niej podpis osoby odbierającej.
Po zrealizowaniu zlecenia w eZWM, tę samą 4 stronę należy wydrukować i dołączyć do tej uzupełnionej ręcznie.
- Na ile miesięcy maksymalnie może być dokonana jednorazowa realizacja?
6 miesięcy
- Na ile minimalnie miesięcy można zrealizować nowe zlecenie?
1 miesiąc
- Czy można wysłać produkty do pacjenta kurierem, co należy załączyć zamiast podpisu?
W związku z przepisami wprowadzonymi na czas pandemii COVID-19 możliwe jest wysłanie zaopatrzenia kurierem,
do takiego zlecenia dołączamy dowód dostarczenia przesyłki, zamiast podpisu osoby odbierającej.
III. System elektroniczny do realizacji zleceń.
- Jak nazywa się system do realizacji zleceń przez aptekę zapewniony przez NFZ?
eZWM
- Kto nadaje uprawnienia eZWM dla aptek i sklepów?
Apteki samodzielnie na swoich kontach SZOI / Portalu Świadczeniodawcy nadają uprawnienia do eZWM i na tej podstawie (nadanymi danymi) logują się osobno na stronę eZWM.
- Czy każdy pracownik powinien mieć utworzony dostęp do eZWM?
Tak, każdy pracownik realizujący zlecenia powinien mieć utworzony własny dostęp do eZWM (czyli każdy powinien mieć nadane uprawnienia na SZOI lub Portalu Świadczeniodawcy).
- Czy zlecenia można realizować tylko w eZWM czy również bezpośrednio z aptecznego programu sprzedażowego? (np. Kamsoft)
Można zrealizować zlecenia również bezpośrednio z aptecznego systemu sprzedażowego. Jest to możliwe,
jeśli apteka wykupi odpowiednią licencję u swojego dostawcy oprogramowania.
- Czego potrzebuje punkt będący Podwykonawcą Essity, aby realizować zlecenia bezpośrednio przez apteczny program sprzedażowy po wykupieniu licencji (np.Kamsoft)?
Potrzebna jest umowa Essity z NFZ w wersji elektronicznej, tzw. plik UMX, którą należy wgrać do aplikacji sprzedażowej. Plik ten Apteka/Sklep musi otrzymać od Essity.
- Czego potrzebuje punkt niebędący Podwykonawcą Essity, aby realizować zlecenia bezpośrednio przez apteczny program sprzedażowy (np. Kamsoft)?
Potrzebna jest umowa na refundację pieluchomajtek z NFZ w wersji elektronicznej (jest to tzw. plik UMX). Należy ją wgrać do aplikacji sprzedażowej (np. Kamsoft). Jeśli Apteka/Sklep rozlicza się bezpośrednio z NFZ, to otrzyma plik z Funduszu.
- Czy zlecenie zrealizowane na eZWM należy również wprowadzić do sprzedażowego systemu apteki?
Tak, należy dokonać sprzedaży produktu, najlepiej to robić równolegle.
- Czy trzeba ręcznie wpisywać i wyliczać w eZWM kwoty?
Od września 2020 r. wprowadzono aktualizację, dzięki której wystarczy wybrać produkt a ceny wyliczą się same.
IV. Przepisy Ogólne
- Ile stron ma wzór nowego zlecenia?
Nowe zlecenie składa się z 4 stron.
- Czym różni się kontynuacja zlecenia od zlecenia na skróconym wzorze?
Kontynuacja zlecenia jest wtedy, gdy pacjent ma wypisane pierwsze zlecenie na 12 lub 6 miesięcy, przy pierwszej realizacji wybrał np. 4 miesiące i po tych 4 miesiącach przychodzi wybrać kolejne 2 miesiące.
Kontynuacja musi nastąpić w tej samej aptece – tam pacjent powinien zostawić pierwotne zlecenie. Istotne jest też to, że ta apteka/sklep pobierając pierwotne zlecenie zablokowała je do realizacji innym aptekom/sklepom, na cały okres, na jaki zlecenie zostało wystawione. Przychodząc po kontynuację, pacjent musi mieć przy sobie tylko numer PESEL i numer pierwotnego zlecenia.
Zlecenie na skróconym wzorze może być wypisane, jeśli skończy się zlecenie pierwotne i dane nie uległy zmianie. Pacjent może pójść do tej samej przychodni i otrzymać skrócone 2-stronicowe zlecenie. To zlecenie może być już realizowane w innej aptece niż pierwotnie wystawione 4-stronicowe.
- Od kiedy funkcjonuje skrócony wzór zlecenia?
Od lipca 2020 r.
- Czy nadal można realizować tzw „stare zlecenia” – zgodne z wzorem z 2013 roku?
Możliwość realizacji tego rodzaju zleceń wygasła wraz z końcem 2020 r.
- Czy zmieniły się kody P.100. i P.101.?
Nie – ta część przepisów nie uległa zmianie.
- Czy zmianom uległ limit sztukowy?
Nie – ta część przepisów się nie zmieniła. Należy jednak pamiętać, że limit sztukowy rośnie proporcjonalnie do ilości miesięcy, a według nowych przepisów jednorazowo można wydać zaopatrzenie na więcej niż 3 miesiące: od stycznia 2020 r. można wydać również na: 4, 5 czy 6 miesięcy.
- Czy zmianom uległ limit wartościowy?
Nie – ta część przepisów się nie zmieniła. Należy jednak pamiętać, że limit wartościowy rośnie proporcjonalnie do ilości realizowanych miesięcy, a według nowych przepisów jednorazowo można wydać zaopatrzenie na więcej niż 3 miesiące: od stycznia 2020 r. można wydać również na: 4, 5 czy 6 miesięcy
- Czy apteka ponosi odpowiedzialność z finansową w przypadku błędów – jeżeli tak to jaką?
Tak, w przypadku nieprawidłowej zmiany limitu lub zaniechania zmiany limitu na zgodny ze stanem faktycznym i prawnym, apteka ponosi odpowiedzialność finansową za różnicę.
- Co oznacza, że apteka dokonuje blokady zlecenia?
Oznacza to, że pobrała zlecenie do realizacji i inna apteka/sklep nie może już tego zlecenia pobrać ponownie do realizacji przez okres, na jaki zlecenie jest wystawione. Pacjent musi dokonywać kontynuacji zlecenia w tej jednej aptece.
V. Rozliczenia z Essity – informacje dla Podwykonawców Essity
- Co należy wysłać do Essity w celu rozliczenia refundacji za dany miesiąc?
Należy wysłać:
– oryginały zleceń:
– strony wydrukowane przez lekarza – jeśli zlecenie jest wystawione po raz pierwszy (nie jest kontynuacją innego) i nie jest wystawione w ramach teleporady
– strony dotyczące realizacji wydrukowane przez aptekę z eZWM,
– zestawienie zbiorcze zrealizowanych wniosków,
– notę księgową za dany okres.
- Co jest niezbędne do rozliczenia nowego zlecenia przez Essity, oprócz zlecenia papierowego?
Konieczne jest odnotowanie realizacji w eZWM – bez tego nie będzie możliwe rozliczenie refundacji.
- Czy zlecenie wystawione przez lekarza również wysyłamy do Essity?
Tak, należy wysłać wszystkie części: wystawienie przez lekarza, potwierdzenie NFZ i realizację w eZWM
(wyjątek stanowi zlecenie wystawione w ramach teleporady – wówczas nie wysyłamy stron 1–3).
- Czy należy wysłać kserokopię legitymacji lub innego dokumentu potwierdzającego uprawnienia?
Tak – w sytuacji, gdy na ich podstawie została dokonana zmiana uprawnień lub je nadano pacjentowi.
- Co należy wysłać do Essity w celu rozliczenia wniosku, który był już wysłany do rozliczenia, lecz dokonano kontynuacji zlecenia na kolejny miesiąc rozliczeniowy, w ramach ważności tego pierwotnego zlecenia?
Należy wtedy wysłać tylko część drukowaną przez aptekę/sklep.
- Co należy wysłać do Essity w celu rozliczenia wniosku, który został wystawiony w ramach teleporady?
Należy wtedy wysłać tylko część drukowaną przez aptekę/sklep
- Kto przechowuje zlecenia Essity czy NFZ?
Zgodnie z nowymi przepisami za archiwizację dokumentacji odpowiedzialny jest Świadczeniodawca. Zlecenia przechowywane są przez Essity przez okres 5 lat, czyli Essity w ramach zawartej Umowy Podwykonawstw, świadczy usługę archiwizacji zleceń dla swoich Podwykonawców.
